Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi
diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan
persaingan yang ketat. Perubahan gaya hidup customer yang sebelumnya offline
menjadi online juga merupakan salah satu alasan diperlukannya sistem informasi
pada suatu organisasi/perusahaan. Apabila suatu organisasi tidak didukung oleh
sistem informasi yang memadai, tentu cepat atau lambat organisasi/perusahaan
itu akan tertinggal
atau bahkan terlindas oleh pesaingnya. Menyadari betapa pentingnya sistem
informasi bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, maka suatu organisasi harus menerapkan sistem informasi yang dapat
menunjang daya saing.
Ada
banyak sekali manfaat dari sistem informasi, contohnya dengan adanya Decison Support System bisa menunjang operasi bisnis dalam hal
melayani transaksi penjualan, membantu dalam me-record pembelian
pelanggan, melacak persediaan, membayar gaji karyawan, menentukan pembelian
bahan baku, mengevaluasi trend penjualan atau sales performance dan
masih banyak lainnya.
Kemudian
dengan adanya sistem informasi seorang menejemen bisa terbantu dalam pembuatan
keputusan menejerial, Misalnya suatu pengambilan keputusan dalam hal pembelian
bahan baku, apakah harus ditambah atau tidak dilanjutkan pembeliannya, dimana
hal ini nantinya akan terkait dengan pengaturan persediaan sehingga pemborosan
biaya tidak terjadi. Selain itu dengan adanya peramalan bisnis maka pihak
manajerial dapat mengambil keputusan investasi apa yang memang dibutuhkan saat
ini dan di masa yang akan datang.
Sistem
Informasi juga bisa memperkenalkan inovasi bisnis sehingga tercipta produk atau
jasa baru, pasar dan usaha baru, dan produksi, distribusi atau proses lain yang
baru. Misalnya, dengan adanya website perusahaan seorang customer bisa memilih
suatu produk sesuai dengan keinginannya, dengan keadaan ini suatu perusahaan
maupun organisasi bisa menjadi tahu produk apa yang bisa mereka unggulkan.
Sehingga kesimpulannya, sistem informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan/organisasi, diantaranya
sebagai berikut:
1. Minimize
risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal
dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini
berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang
kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory,
planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi
selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu
pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang
dihadapi.
2. Reduce
costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu:
· Eleminasi
proses
Implementasi
berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau
mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk
menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
· Simplifikasi proses
Berbagai
proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat
disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa
perlu datang ke bagian pelayanan order.
· Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga
terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan
pelanggan juga).
· Otomatisasi
proses
Mengubah proses
manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add Value
Peranan
selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak
sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan
loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk
jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan
teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet
telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di
dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement,
e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada
dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era
globalisasi informasi. (Suhardianto,
2009)
Dengan banyaknya manfaat sistem
informasi pada suatu organisasi/perusahaan, maka suatu perusahan/organisasi
perlu untuk mengimplementasikan sistem informasi.