Pengaplikasian KMS pada Organisasi

Knowledge Management System (KMS) adalah sistem yang memanage (pembentukan, pengorganisasian, eksplorasi) pengetahuan dari seseorang yang memiliki pengetahuan kepada orang-orang yang memerlukan knowledge ini. Pengetahuan pada KMS ini dibagi menjadi 2 yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Explisit Knowledge adalah pengetahuan yang bersifat obyektif dan teknis mudah untuk dipelajari dan ditransfer. Sedangkan Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang bersifat subyektif, dan kasat mata, sangat sulit untuk ditransfer dan dipelajari.

Pengaplikasian KMS pada Organisasi

Perlu disadari bahwa penerapan KMS pada suatu organisasi sangat penting. Dengan diterapkannya KMS pada suatu organisasi dapat meningkatkan pengoperasian organisasi untuk mendapatkan keuntungan ataupun laba yang lebih. Dengan adanya KMS diharapkan komunikasi antara pihak manajemen puncak maupun antar pegawai dapat lebih baik. Contoh penerapan KMS :

E-learning Sistem Informasi ITS

Pada suatu peroses pembelajaran elektronik (e-learning), diperlukan adanya content agar dapat terlaksananya proses belajar di dalam organisasi. Content tersebut didapatkan melalui proses input pengetahuan yang ada di dalam knowledge management. Setiap ada pengetahuan yang masuk melalui knowledge management system organisasi maka disana telah ada lalu-lintas pengetahuan di dalamnya, sehingga setiap karyawan/mahasiwa yang berkontribusi terhadap terciptanya suatu kondisi pengumpulan dan pengelolaan pengetahuan yang semakin kaya seiring dengan berjalannya waktu dapat menggunakannya untuk kepentingan peningkatan kompetensi seluruh karyawan/mahasiswa di dalam setiap area fungsional organisasi. Dari pengetahuan yang melintas di dalam knowledge management system organisasi maka dapat dibentuk suatu adanya pengelompokkan yang sesuai dengan knowledge-knowledge yang ada, kemudian akan dibuatkan suatu pengkategorian terhadap knowledge-knowledge tersebut agar sesuai dengan course-course yang diinginkan organisasi , yang bertujuan untuk pelatihan dan proses belajar agar pengetahuan tersebut dapat diakuisisi oleh karyawan/mahasiswa tersebut. Hal ini bertujuan agar setiap course-course yang dibentuk oleh organisasi dapat mengukur tingkat kompetensi yang dimiliki oleh masing-masing karyawan dan membentuk suatu cara agar kompetensi yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat meningkat sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam menjawab tantangan bisnis di era globalisasi dengan persaingan yang semakin dinamis.

 

Pada proses pembelajara (learning) ada dua pemain yang merupakan bagian penting di dalamnya. Pertama adalah pelajar (student/pupil) itu sendiri dan yang kedua adalah pengajar (teacher). Kedua pemain tersebut memegang peranan penting untuk terciptanya proses belajar dan mengajar. Untuk sisi pengajar berperan dalam memberikan bantuan kepada pelajar agar dapat memahami dari materi yang sedang dipelajari, sedangkan dari sisi pelajar adalah kemampuan mengakuisisi bahan materi yang disampaikan dari objek yang dipelajari (learning object).
Dari penjelasan diatas, maka suatu learning management system bertujuan untuk memindahkan proses belajar dan mengajar tersebut ke dalam media elektronik computer-based. Peran pengajar di-otomatisasi sehingga dapat memberikan proses pengajaran kepada pelajar, sedangkan pelajar hanya perlu masuk kedalam suatu single portal untuk mengakses materi pembelajaran (learning object) yang dituju. Maksudnya disini adalah pada saat seorang pelajar ingin mengakses learning object yang dituju (content) maka pelajar hanya perlu masuk ke dalam suatu portal dan mengakses course yang telah disediakan secara lengkap yang berisikan bahan-bahan materi, pengkategorian materi, target penyelesaian kursus, dan evaluasi hasil belajar.
Dengan begitu berarti suatu learning management system terdiri dari beberapa modul, meliputi :

• Student / pupil information module, berisikan tentang profil tentan pelajar yang sedang mengambil course untuk belajar. Terdiri dari informasi pribadinya , kesulitan yang dihadapi dalam pemahaman materi dari course yang dipilih dan hasil dari evaluasi belajar yang dilakukannya dan tingkat keberhasilan mengakuisisi dari knowledge tersebut (level of achievement).
• Teacher information module, berisikan tentang profil pengajar yang dapat dijadikan sumber informasi bagi para pelajar untuk mencari fasilitator terhadap pemecahan suatu kendala pemahaman materi pembelajaran yang dihadapi oleh pelajar. Sumber informasi dari setiap pengajar (teacher) dapat membantu para pelajar untuk mengetahui kompetensi dari setiap pengajar yang ada untuk mengetahui pengajar (teacher) yang dapat membantu permasalahan pelajar (pupil) . Profil untuk modul pengajar, meliputi profil pribadi pengajar dan kompetensi yang dimilikinya.
• Content module, merupakan bahan-bahan materi pembelajaran yang menjadi tujuan course dari para pelajar. Di dalam modul content ini, mempunyai tiga sub modul, meliputi knowledge base, lesson learned, dan yellow pages (Andrade , 2003). Sub modul yang pertama knowledge base : merupakan inti dari e-learning , karena berisikan tentang bahan materi pembelajaran yang digunakan untuk proses pembelajaran (course-spesific content). Sub modul yang kedua adalah lesson learned , bagian dimana berisikan pengalaman belajar dari pihak pupil maupun teacher terkait pehamanannya terhadap materi pembelajaran yang ada pada knowledge base. Di dalam sub modul ini, bukan hanya menggambarkan petunjuk terhadap pemahaman dari materi yang dipelajari, namun juga tingkat kesalahan dialami oleh pupil dalam pengaplikasian pengetahuan yang telah dipelajarinya. Pada modul ini berisikan evaluasi (pengukuran) hasil belajar, seperti quiz, komunikasi dan kolaborasi dua arah antar pupil maupun dengan pengajar. Kemudian sub modul yang ketiga adalah yellow pages, yang dimaksud disini bukannlah metode pencarian terhadap knowledge tertentu, namun lebih kepada sebagai alat bantu bagi setiap pelajar untuk mencari pengajar yang sesuai dan dapat membantu menyelesaikan kesulitan dalam proses belajar para pelajar dan juga sebagai alat pencarian terhadap resources lainnya dalam menggali pelajaran dari course-spesific tersebut. Pencarian terhadap resource lainnya dalam e-learning meliputi seperti class note , lalu referensi buku-buku yang dapat digunakan sebagai bahan materi belajar, dan lainnya.
• Communication, memiliki bagian penting dalam memberikan kesempatan kepada setiap pemakai learning management system untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan pemakai (user) lainnya yang berbeda.