Peran Sistem Informasi di Organisasi

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan yang ketat. Perubahan gaya hidup customer yang sebelumnya offline menjadi online juga merupakan salah satu alasan diperlukannya sistem informasi pada suatu organisasi/perusahaan. Apabila suatu organisasi tidak didukung oleh sistem informasi yang memadai, tentu cepat atau lambat organisasi/perusahaan itu akan tertinggal atau bahkan terlindas oleh pesaingnya. Menyadari betapa pentingnya sistem informasi bagi kelangsungan hidup suatu organisasi,  maka suatu organisasi harus  menerapkan sistem informasi yang dapat menunjang daya saing.

Ada banyak sekali manfaat dari sistem informasi, contohnya dengan adanya Decison Support System bisa menunjang operasi bisnis dalam hal melayani transaksi penjualan, membantu dalam me-record pembelian pelanggan, melacak persediaan, membayar gaji karyawan, menentukan pembelian bahan baku, mengevaluasi trend penjualan atau sales performance dan masih banyak lainnya.

Kemudian dengan adanya sistem informasi seorang menejemen bisa terbantu dalam pembuatan keputusan menejerial, Misalnya suatu pengambilan keputusan dalam hal pembelian bahan baku, apakah harus ditambah atau tidak dilanjutkan pembeliannya, dimana hal ini nantinya akan terkait dengan pengaturan persediaan sehingga pemborosan biaya tidak terjadi. Selain itu dengan adanya peramalan bisnis maka pihak manajerial dapat mengambil keputusan investasi apa yang memang dibutuhkan saat ini dan di masa yang akan datang.

Sistem Informasi juga bisa memperkenalkan inovasi bisnis sehingga tercipta produk atau jasa baru, pasar dan usaha baru, dan produksi, distribusi atau proses lain yang baru. Misalnya, dengan adanya website perusahaan seorang customer bisa memilih suatu produk sesuai dengan keinginannya, dengan keadaan ini suatu perusahaan maupun organisasi bisa menjadi tahu produk apa yang bisa mereka unggulkan.

Sehingga kesimpulannya, sistem informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan/organisasi, diantaranya sebagai berikut:

1. Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

2. Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

· Eleminasi proses

Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

· Simplifikasi proses

Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

· Integrasi proses

Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

· Otomatisasi proses

Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

3. Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. (Suhardianto, 2009)

Dengan banyaknya manfaat sistem informasi pada suatu organisasi/perusahaan, maka suatu perusahan/organisasi perlu untuk mengimplementasikan sistem informasi.